مکاتبه با اساتید برای دریافت فاند
یکی از مهمترین و تاثیرگذارترین مراحل اپلای تحصیلی به خصوص برای دریافت فاند و استفاده از گرنت اساتید، مکاتبه با اساتید جهت جلب نظرشان برای انتخاب شما به عنوان دانشجوی دکتری و کارشناسی ارشد می‌باشد. با توجه به رقابت بالا بین دانشجویان در کشورهای مختلف برای پیدا کردن استاد راهنما، بهتر است با دانستن نکات ضروری و مهم پیرامون متن ایمیل ارسالی، زمان ارسال ایمیل، پاسخ‌های دریافتی و … شانس خود در مکاتبه با اساتید را افزایش دهید.
به واسطه اهمیت موضوع مکاتبه با اساتید در روند دریافت فاند و پذیرش تحصیلی در مقاله پیش رو پیرامون این موضوع صحبت می‌کنیم. دوستان توجه داشته باشید که لازم است پیش از شروع مکاتبات با اساتید یک رزومه حرفه‌ای و مناسب برای خود نگارش کنید. چرا که به هنگام ارسال ایمیل باید رزومه تحصیلی خود را ضمیمه ایمیل ارسال کنید.
چه کسانی باید با اساتید مکاتبه کنند؟
پیش از کسب اطلاعات تکمیلی پیرامون نحوه مکاتبه با اساتید ابتدا باید به این سوال پاسخ داد که:
چه کسانی باید به سراغ مکاتبه با اساتید بروند؟
در روند تکمیل اپلیکشین و فرم آنلاین دانشگاه‌ها در کشورهای آمریکای شمالی و استرالیا که اپلای مستقیما از طریق پورتال دانشگاه صورت می‌گیرد، برای بیشتر پروگرم‌های دکتری و ارشد ریسرچ محور، معرفی استاد راهنما جزو الزامات پرکردن فرم دانشگاه می‌باشد. با توجه به همین نکته پس اگر هدفتان ادامه تحصیل در مقاطع ریسرچ محور در این کشورها می‌باشد باید به فکر مکاتبه با اساتید پیش از ددلاین دانشگاه‌ها باشید.
اما نکته قابل اهمیت دریافت فاند تحصیلی به واسطه پیدا کردن استاد راهنما در همین کشورها هست. چرا که حتی اگر شما اسامی اساتیدی را بدون مکاتبه با آنها به عنوان سوپروایز وارد کنید، شاید موفق به دریافت پذیرش تحصیلی شوید، ولی فاندی (RA) که توسط استاد در اختیار دانشجویانش قرار می‌گیرد، دریافت نخواهید کرد.
از همین رو از اساسی ترین و ابتدایی ترین قدم‌ها در فرایند اپلای دکتری، مکاتبه با اساتید برای جلب نظر آنها پیرامون همکاری با یکدیگر می‌باشد. در صورت اپلای برای پوزیشن‌های تحصیلی نیازی به مکاتبه با اساتید نیست.
نحوه مکاتبه با اساتید
مرسوم‌ترین روش تماس و ارتباط با اساتید ارسال ایمیل آکادمیک به آنها می‌باشد. اساتید روزانه با تعداد زیادی ایمیل مواجه می‌شوند، به همین جهت پیدا کردن اساتیدی که حیطه فعالیت‌شان مطابق با زمینه تحقیقاتی شما باشد و نگارش حرفه‌ای متن ایمیل نقش زیادی در دریافت پاسخ مثبت دارد.
پیدا کردن استاد راهنما
اولین روش که می‌شود به عنوان اصلی‌ترین روش پیدا کردن اساتید نیز در نظر گرفت، استفاده از سایت رسمی دانشگاه و دپارتمان مربوط به رشته تحصیلی شما است. تمامی اساتید دارای پروفایل شخصی در وبسایت دانشگاه هستند که عموما حاوی اطلاعات جامعی شامل بیوگرافی، ریسرچ اینترست، مقالات و پروژه های اخیر اساتید می‌باشد. همچنین اطلاعات تماس اساتید از جمله ایمیل آنها در این صفحه قابل دسترس است.
ابتدا از طریق سایت‌های معتبر رنکینگ جهانی همچون سایت QS World University Rankings لیستی از دانشگاه‌های هدف در کشور مقصد تهیه کنید سپس به اطلاعاتی پیرامون اساتید دپارتمان مورد نظر دست یابید. در ادامه می‌توانید لیستی از اساتیدی که ریسرچ اینترست یکسان با شما دارند تهیه کنید.
روش بعدی استفاده از سایت Google Scholar می‌باشد. می‌توانید با سرچ عنوان پایان نامه، مقالات و کلمات کلیدی ریسرچ‌تان به اساتید و مراکز تحقیقاتی که در زمینه کاری شما پروژه‌ها و تحقیقات به روزی را انجام می‌دهند دست یابید. مشخصات اساتید از قسمت رفرنس مقالات قابل دسترس است.
در نهایت فراموش نکنید که اساتید تعیین شده را در فایل اکسل لیست کرده و طبق برنامه زمانی مشخص مکاتبه با اساتید را آغاز کنید. این کار به واسطه ایجاد نظم فکری، موجب می‌شود این مرحله را با استرس کمتری طی کنید. در صورتی که زمان کافی برای تهیه این فایل را در اختیار ندارید تیم ما می‌تواند در کوتاهترین زمان ممکن و بر اساس زمینه تحقیقاتی‌تان این فایل را در اختیار شما قرار خواهد گرفت.
نگارش متن ایمیل
همان گونه که اشاره شد از آنجایی که اساتید روزانه تعداد بیشماری ایمیل دریافت می‌کنند، ایمیل ارسالی به اساتید باید به‌صورت حرفه‌ای و با تکیه بر توانایی‌های شما در انجام پژوهش نگارش گردد تا استاد را مجاب به بررسی رزومه شما کند. در ایمیل ارسالی ابتدا به معرفی خود می‌پردازید. در این بخش می‌توانید به سوابق دانشگاهی و معدل خود در صورت برتری اشاره کنید.
در ادامه با توجه به دستاوردهای خود (می‌توانید عنوان پایان نامه، تحقیقات و مقالات مرتبط با زمینه کاری استاد را مطرح کنید) دلیل برقراری این ارتباط و علاقه‌تان به همکاری با استاد را شرح می‌دهید.
درنهایت خواسته‌ی خود مبنی بر در نظر گرفتن شما به عنوان یک کاندید برای پوزیشن زیر نظر آن استاد را مطرح می‌کنید و به رزومه پیوست شده اشاره می‌کنید.
حتما در نظر داشته باشید که ایمیل باید به‌گونه‌ای کاملاً اختصاصی، حرفه‌ای و مختصر نوشته شود و عاری از هر گونه ایراد زبانی (گرامری و نگارشی) باشد. در کنار موارد ذکر شده به منظور دریافت ایمیل با پاسخ مثبت از اساتید رعایت چندین نکته الزامی است که در ادامه اشاره می‌کنیم.
عنوان مناسب
عنوان ایمیل اولین چیزی است که گیرنده می‌بیند، بنابراین انتخاب موضوع یکی از مهم ترین نکاتی است که باید هنگام ایمیل زدن به استاد برای درخواست در نظر گرفت. حتما از عناوین صریح و مشخص استفاده کنید. به عنوان مثال ذکر عبارت Prospective Student (دانشجوی آینده) می‌تواند گزینه مناسبی باشد.
پاراگراف بندی
حتما متن ایمیل خود را پاراگراف بندی کنید. عموما اساتید وقت و حوصله خواندن متن‌های طولانی را ندارند. پاراگراف‌بندی ایمیل به آنها کمک می‌کند تا متن را به راحتی و با درک بهتری بخوانند. این کار باعث می‌شود که نکات مورد نظر خود را به صورت قابل فهم‌تر و سازمان یافته‌تر به اساتید منتقل کنید.
استفاده از لحن رسمی و مودبانه
در محیط آکادمیک، باید از لحن مناسب و ادبی استفاده کرد از همین رو ایمیل خود را با استفاده از کلمات و جملات مودبانه نگارش کنید. به طور کلی با توجه به عدم شناخت شما از استاد استفاده از لحن رسمی توصیه می‌شود. دقت کنید که اشتباهات دستوری یا املایی نداشته باشید.
تشکر از استاد بابت بررسی ایمیل و رزومه شما
در نهایت از استاد بابت وقتی که گذاشته است تشکر کنید. تشکر کردن در انتهای ایمیل به معنای ابراز احترام، قدردانی و توجه به فرد مقابل می‌باشد و این کار به شما کمک می‌کند تا به عنوان یک فرد مودب و وظیفه شناس شناخته شوید که این موضوع می‌تواند در نظر استاد مهم باشد.
همچنین در پایان ایمیل می‌توانید با بیان چنین جملاتی “با تشکر از زمان و توجه شما، منتظر پاسخ شما هستم” نشان دهید که منتظر دریافت پاسخ هستید.
نمونه متن ایمیل برای مکاتبه با اساتید
در ادامه به نمونه ایمیل مناسب برای مکاتبه با اساتید اشاره می‌گردد. البته دوستان فراموش نکنید که ارسال ایمیل یکسان و تمپلیت برای همه اساتید شانس موفقیت شما را کاهش می‌دهد. برای موفقیت در مکاتبه با اساتید تمامی ایمیل‌هایی که به اساتید ارسال می‌کنید را با توجه به حیطه فعالیت استاد و پیشینه تحقیقاتی خود شخصی سازی کنید. در صورت تمایل به کسب اطلاعات بیشتر و تهیه متن ایمیل شخصی سازی شده با ما در ارتباط باشید.
… Subject: Prospective Ph.D. Student Interested in
Dear Professor [Last Name],
I am writing to inquire about the possibility of pursuing a PhD in the field of … under your supervision at [University Name].
I have completed my Master’s degree in … from … and have conducted research on [Related Topic]. Through my research, I have developed a strong interest in the study of … and particularly in the area of …. I have read some of your recent publications and I am impressed by your expertise in this field.I believe that pursuing a PhD under your supervision would provide me with an excellent opportunity to further my knowledge and contribute to this field.
I would appreciate it if you could let me know if you are currently accepting PhD students and if you would be willing to consider me as a candidate. Just in case you can find my CV attached to this email
Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you.
Sincerely,
[Your Name]
بهترین زمان مکاتبه با اساتید
به طور کلی، روزهای کاری هفته (دوشنبه تا جمعه) بهترین زمان برای ارسال ایمیل به اساتید است، زیرا احتمال اینکه در این روزها آنها در دانشگاه حضور داشته باشند و به پیام‌های خود پاسخ دهند بیشتر است. همچنین، ارسال ایمیل در ساعات اداری (ساعت 9 صبح تا 1 ظهر) شانس شما برای دیده شدن ایمیل‌تان را افزایش می‌دهد.
پیرامون بازه زمانی مکاتبات برای هر ترم ورودی دانشگاه نیز باید اشاره کرد که در ایده‌آل حالت ممکن 3 ماه قبل از ددلاین دانشگاه‌ها مکاتبه با اساتید را شروع کنید. با لحاظ این نکته که بهتر است به اساتید مختلف یک دانشکده بصورت همزمان ایمیل نزنید و همچنین برخی از اساتید در ایمیل‌های سوم و چهارم پاسخ شما را می‌دهند، حداقل چندین ماه پیش از ددلاین دانشگاه‌ها مکاتبات خود را شروع کنید.
پاسخ اساتید به شما
دسته‌بندی پاسخ‌هایی که از اساتید دریافت می‌کنید و در ادامه پیگیری مکاتبات خود با آنها شانس شما در پروسه اپلای را افزایش می‌دهد. از همین رو بهتر است یک دید کلی نسبت به پاسخ‌هایی که دریافت خواهید کرد داشته باشید.
گروه اول اساتیدی هستند که فاند و پوزیش خالی ندارند و یا به هردلیلی دانشجوی جدید جذب نمی‌کنند و پاسخ‌شان به ایمیل شما مشخصا منفی است. در این وضعیت از استاد مربوطه تشکر کرده و به دنبال اساتید دیگر دپارتمان بروید.
گروه بعدی اساتیدی هستند که رزومه شما نظر آنها را جلب کرده و بدنبال کسب اطلاعات تکلمیل هستند. این نشانه‌ی بسیاری خوبی است. بدین ترتیب شما را دعوت به مصاحبه می‌کنند، یا مدارک تکمیلی مثل ریز نمرات تحصیلی و انگیزه نامه درخواست می‌کنند. حتی ممکن است مشخصا اعلام کنند که آمادگی همکاری با شما را دارند. حتما مکاتبه با این اساتید را ادامه دهید و بواسطه دریافت نتیجه مثبت از استاد با خیال راحت برای دانشگاه اپلای کنید.
دسته بعدی اساتیدی هستند که پاسخ تمپلیت برای شما ارسال می‌کنند و جواب قطعی یا مشخصی نمی‌دهند. در بیشتر موارد این اساتید شما را برای اپلای برای دانشگاه تشویق می‌کنند، اگرچه که گرفتن پذیرش این دانشگاه به هیچ وجه قطعی نیست. در این حالت هم بهتر است مکاتبات را بگونه‌ای ادامه دهید که موفق به کسب جواب مشخص از استاد شوید.
البته ممکن است از بعضی از اساتید هم هیچ پاسخی دریافت نکنید، حتما برای این اساتید دو تا سه ایمیل ریمایندر تهیه و ارسال کنید که مطمئن شوید استاد ایمیل شما را دریافت کرده است.
کلام آخر
هدف از مقاله پیش رو کمک به دوستان در راستای هدفمند کردن مکاتبات‌شان با اساتید در راستای دریافت پاسخ مثبت می‌باشد. ذکر این نکته ضروری است که با توجه به حجم بالای ایمیل‌های دریافتی توسط اساتید نباید پس از تعداد محدودی ایمیل منتظر دریافت پاسخ مثبت از اساتید باشید.
به عنوان نکته پایانی باید گفت که به کار بردن کلید واژه‌هایی از ریسرچ اینترست استاد و مقالات اخیرش که در تطابق با کار شماست در جلب نظر استاد بسیار تاثیر گذار است. پیشنهاد می‌کنیم مقالات مربوط به نگارش رزومه تحصیلی را نیز مطالعه کنید تا به یک رزومه حرفه‌ای مکاتبه با اساتید را آغاز کنید.
سوالات متداول پیرامون مکاتبه با اساتید
1. آیا دریافت پاسخ مثبت از اساتید به معنای دریافت پذیرش است؟
وابسته به رشته تحصیلی و کشور هدف، اساتید حیطه اختیارات متفاوتی در جذب دانشجو دارند. به عنوان مثال در رشته‌های فنی مهندسی دانشگاه‌های آمریکای شمالی، تایید استاد تاثیر بسیاری در اعطای پذیرش به دانشجویان دارد.
2. کی باید به موضوع فاند و هزینه‌های تحصیل اشاره کرد؟
به هیچ عنوان در اولین ایمیل ارسالی به اساتید در رابطه با موضوع فاند سوال نپرسید، در صورت ادامه مکاتبات و یا در فرایند مصاحبه می‌توانید از استاد بخواهید اطلاعاتی را در این زمینه در اختیار شما قرار دهد.
3. بهتر است به چه اساتیدی ایمیل بزنیم؟
عموما افراد بهترین پاسخ‌ها را از اساتیدی دریافت می‌کنند که در زمینه تحقیقاتی آنها فعالیت دارند. پس همواره مکاتبه با اساتید در حیطه‌ی تخصصی خود را در اولویت قرار دهید.